ERP 전환 고민 중이라면? 꼭 알아야 할 준비사항과 방법

오래된 ERP 시스템, 계속 써도 괜찮을까요? 전환 타이밍부터 데이터 점검, 실무 대응 전략까지 A to Z 가이드

ASPN

May 08, 2025

Contents

1. ERP를 바꿔야 할 타이밍은 언제일까?2. 전환 전 반드시 점검해야 할 5가지 요소 3. ERP 전환, 어떻게 진행할까?4. ERP 전환하면 뭐가 좋아질까?5. ASPN과 함께하는 ERP 전환

여러분의 회사에서 사용하고 있는 ERP 시스템, 만족하고 계신가요?

오래된 ERP를 쓰고 있다 보면, 느린 속도나 복잡한 화면 때문에 불편함을 느끼는 경우가 많습니다. 하지만 ERP 전환은 규모가 큰 프로젝트라, 어느 시점에 어떤 시스템으로 바꿔야 할지 결정을 내리기가 쉽지 않죠.

많은 기업들이 5년, 10년, 때로는 그 이상 같은 시스템을 사용하면서 '불편해도 익숙하니까', '바꾸기 번거로워서' 전환을 미루고 있습니다. 그러나 비즈니스 환경은 빠르게 변화하고 있고, 기존 ERP만으로는 이런 변화를 따라가기 점점 더 어려워지기 마련입니다.

그렇다면 과연, 언제가 ERP를 전환해야 할 적기일까요?

어떤 신기능과 변화가 기업에 필요한지, 무엇을 미리 점검해야 할지 고민하는 분들을 위해, 이 글에서는 ERP 전환을 고민하는 기업이 꼭 체크해야 할 항목들을 소개합니다. 특히, 많은 기업이 사용 중인 기존 SAP 시스템을 최신 버전인 S/4HANA로 업그레이드할 때 고려해야 할 핵심 포인트도 함께 짚어드리겠습니다.

1. ERP를 바꿔야 할 타이밍은 언제일까?

ERP는 회사의 모든 업무—회계, 인사, 재고, 영업 등을 하나로 묶는 시스템입니다. 그렇기에 ERP는 한 번 구축하면 오랫동안 사용하는 경우가 많습니다.

하지만 오래된 ERP는 시간이 지나면서 한계가 드러납니다. 많은 기업이 오래 사용한 ERP를 쉽게 벗어나지 못하지만, 기존 시스템이 비즈니스 성장을 따라가지 못한다면 결국에는 전환을 해야 합니다. 그런데, 구체적으로 언제가 ERP 전환을 해야 할 타이밍일까요?

시스템이 느려지고 장애가 잦을 때

거래량이 늘어나면서 시스템이 자주 느려지거나 멈춘다면, 기존 인프라가 한계에 다다랐다는 신호입니다.

새로운 기능을 도입할 수 없을 때

AI, 데이터 분석, 자동화 같은 최신 기술을 업무에 적용하고 싶어도, 기존 ERP가 이를 지원하지 못하는 경우가 많습니다.

사용성이 떨어져 업무에 방해가 될 때

요즘 ERP는 직관적인 인터페이스로 사용자 경험(UX)을 강화하는데, 오래된 ERP는 여전히 복잡하고 불편한 화면을 가지고 있어 업무 효율이 떨어집니다.

비즈니스 확장이나 변화에 걸림돌이 될 때

회사가 새로운 시장에 진출하거나 사업 모델을 전환할 때, ERP가 유연하게 지원해주지 못한다면 큰 장애물이 됩니다.

유지보수 비용이 계속 늘어날 때

오래된 ERP는 업데이트가 어렵고, 유지보수에 드는 시간과 비용이 눈덩이처럼 불어납니다. 최신 ERP는 자동 업데이트와 간편한 인터페이스(Fiori UX)로 관리 부담을 줄일 수 있습니다.

벤더(공급사) 지원이 끊어지거나 종료 예정일 때

특히 SAP ECC처럼 공식 지원 종료가 예정된 시스템이라면, 더 늦기 전에 전환을 준비해야 리스크를 줄일 수 있습니다.

이런 신호들을 가볍게 넘기다 보면, 예상치 못한 시스템 다운이나 데이터 오류로 인해 더 큰 비용과 리스크를 떠안게 될 수 있습니다.

따라서 '아직 쓸 만하다'는 생각이 들 때라도, 미리 ERP 상태를 점검하고 전환 계획을 세우는 것이 중요합니다.

특히 SAP ECC 사용 기업이라면 알아두세요!

SAP는 2027년까지 기존 ECC 시스템에 대한 표준 유지보수를 지원하며, 2030년까지는 추가 비용을 지불하는 연장 유지보수만 제공할 예정입니다. 이는 곧 많은 기업이 향후 몇 년 내에 S/4HANA로 전환해야 함을 의미합니다.

S/4HANA는 빠른 데이터 처리 속도와 인공지능 기반의 스마트 기능을 갖춘, 한층 진화한 ERP 시스템입니다. 기업이 빠르게 변화하는 시장 환경에 민첩하게 대응하고, 미래 성장을 준비하기에 적합한 솔루션입니다.

💡

참고: 전 세계적으로 S/4HANA 전환 수요가 급증할 것으로 예상되므로, 미리 계획하고 준비하는 기업이 유리한 위치를 선점할 수 있습니다.

2. 전환 전 반드시 점검해야 할 5가지 요소

ERP를 새로 구축하거나 최신 버전으로 전환하는 일은 단순한 시스템 교체가 아닙니다. 회사 전체의 비즈니스 프로세스, 데이터, IT 인프라까지 함께 점검하고 준비해야 하는 큰 프로젝트죠. 제대로 준비하지 않으면, 비용은 커지고 전환 기간은 길어질 수 있습니다.

전환을 시작하기 전에 점검해야 할 5가지 요소를 자세히 알려드릴게요.

1️⃣ 현재 시스템 상태 분석

먼저 지금 사용 중인 ERP 시스템의 상태를 정확히 파악해야 합니다. 시스템 버전이나 커스터마이징 정도에 따라 전환 난이도와 소요 시간이 크게 달라지기 때문이에요.

ERP 버전, 하드웨어 사양, 운영체제(OS) 호환성

현재 사용 중인 주요 모듈(회계, 구매, 생산 등)

얼마나 많은 커스터마이징(맞춤 개발)이 되어 있는지

이런 정보를 바탕으로 전환 가능성과 리스크를 평가할 수 있습니다.

2️⃣ 데이터 품질 점검

ERP 전환에서는 데이터가 가장 큰 변수입니다. 오래된 데이터나 오류가 많은 데이터를 그대로 옮기면, 새 시스템에서도 문제가 반복될 수 있어요.

오래된 거래처나 상품 데이터가 불필요하게 남아있진 않은지

중복된 고객/거래처 정보는 없는지

재무 데이터(계정잔액 등)가 정확하게 맞는지

이런 데이터 정합성을 미리 점검하고 정리해두어야 새 시스템에서 오류 없이 업무를 이어갈 수 있습니다.

3️⃣ 핵심 프로세스 목록화

우리 회사가 ERP에서 가장 많이, 중요하게 사용하는 업무 프로세스를 정리해야 합니다.

어떤 업무 흐름이 절대 변경되면 안 되는지

어떤 부분은 오히려 이번 기회에 표준 프로세스로 개선할 수 있는지

목록을 만들어두면, 새 ERP에서도 업무 연속성을 보장할 수 있고, 업그레이드로 얻을 수 있는 개선 포인트도 발견할 수 있습니다.

4️⃣ 연결된 외부 시스템 확인

ERP는 단독으로 움직이지 않습니다. 흔히 기능별로 SCM, CRM 등 외부 시스템과 연동되어 있기 때문에, 전환 전에 이런 연결 구조를 꼼꼼히 점검해야 합니다.

세금계산서 시스템

전자결재

그룹웨어

전환 전에 이런 외부 시스템과의 연동 방식을 모두 점검하고, 전환 시 어떤 조정이 필요한지 미리 파악해두어야 해요.

5️⃣ 직원 교육과 시스템 적응 준비

새로운 ERP 시스템이 도입되면, 직원들이 기존과는 다른 화면과 절차를 마주하게 됩니다. 이때 혼란을 줄이고 빠르게 적응할 수 있도록, 전환 이전부터 사용자 교육과 변화 대응 전략을 함께 준비해야 합니다.

왜 시스템을 바꾸는지, 무엇이 달라지는지, 어떤 업무가 더 편리해지는지를 사전에 이해시키는 것이 ERP 전환 성공의 첫걸음이에요.

새 화면과 주요 기능에 대한 교육 계획 수립

주요 사용자 그룹 대상 실습 기반 교육 구성

변화의 이유를 공감시키고, 실무자가 새 환경에 빠르게 적응할 수 있도록 준비하는 것이 진짜 전환의 완성입니다. 결국 ERP 시스템을 활용하는 것은 직원들이니까요.

3. ERP 전환, 어떻게 진행할까?

앞서 살펴본 것처럼, ERP를 전환하려면 준비할 것도 많고 점검해야 할 요소도 상당하죠. 이 과정을 보면서 '우리 회사에 과연 할 수 있을까?' 하는 걱정이 들었을 수도 있어요.

그렇다면 이렇게 복잡하고 중요한 ERP 전환을, 어떤 방식으로 추진하는 것이 가장 효율적일까요? 아래와 같이 세 가지 선택지를 고려할 수 있습니다.

첫째, 자체 IT팀 주도로 전환을 추진하는 방법입니다. 회사 내부 인력을 활용해 전환을 준비하고 실행하는 방식이죠. 하지만 이 경우, 충분한 경험이 없거나 리소스가 부족하면 전환 기간이 길어지거나 리스크가 커질 수 있습니다.

둘째, 외부 전문 컨설팅사와 협력해 핵심 부분만 지원받는 방법입니다. 특정 영역(예: 데이터 이관, 테스트 등)만 전문 파트너에게 맡기고, 나머지는 자체적으로 수행하는 혼합형 접근 방식입니다.

셋째, ERP 전환 전문 파트너사와 함께 전체 과정을 체계적으로 진행하는 방법입니다. 특히 SAP ERP 전환에 특화된 파트너인 ASPN은, 사전 진단부터 데이터 정리, 전환 리허설, 실제 전환, 안정화까지 모든 단계를 전문적으로 지원합니다.

전환 방식은 기업의 상황과 내부 역량에 따라 다를 수 있습니다. 다만 전환 경험이 부족하거나, 내부 IT 리소스가 한정되어 있고, 사업 중단 시간을 최소화해야 하는 기업이라면, ASPN과 같이 검증된 전문 파트너와 함께 체계적으로 전환을 진행하는 것이 가장 현실적이고 효율적인 방법이에요.

4. ERP 전환하면 뭐가 좋아질까?

ERP 전환은 단순히 시스템을 바꾸는 게 아니라, 비즈니스 전반의 생산성을 높이는 기회입니다. SAP ECC 같은 오래된 시스템에서는 느린 속도, 복잡한 화면, AI 연결의 한계로 실무자들이 시간을 낭비하거나 고객 응대가 늦어지곤 합니다. 그런데, 실제로 SAP S/4HANA와 같은 최신 ERP로 전환하면 어떤 변화가 생길까요?

업무 전반의 속도가 빨라집니다

S/4HANA의 인메모리 데이터베이스는 데이터를 빠르게 처리합니다. 예를 들어, 재고 조회나 매출 보고서가 몇 분 걸리던 작업이 이제 몇 초면 충분합니다.

직관적인 화면으로 누구나 쉽게 사용합니다

S/4HANA의 Fiori UX는 ECC의 복잡한 화면을 스마트폰처럼 간편하게 바꿉니다. 메뉴를 헤매지 않고 클릭 몇 번으로 데이터를 찾을 수 있습니다.

AI와 자동화로 더 똑똑하게 일합니다

S/4HANA는 AI 비서 Joule과 빅데이터 분석을 기본 제공합니다. ‘지난 분기 매출 상위 제품은?’이라고 물으면 Joule이 즉시 데이터를 뽑아주는 식이죠.

유지보수가 가벼워집니다

자동 업데이트로 유지보수 부담이 줄어듭니다. ECC의 높은 유지비를 S/4HANA 클라우드 전환으로 크게 절감하여 운영 비용을 최적화해보세요.

글로벌 확장이 쉬워집니다

S/4HANA는 59개국 법률과 회계 규정을 지원해 비즈니스의 글로벌 확장을 용이하게 합니다.

이처럼 S/4HANA로의 전환은 단순한 시스템 교체를 넘어, 업무 속도, 사용자 편의성, 스마트한 데이터 활용, 글로벌 확장성까지 비즈니스 전반의 경쟁력을 혁신적으로 끌어올리는 변화를 가져옵니다.

그렇다면, 이 변화를 우리 회사에 가장 효율적으로 가져오는 방법은 무엇일까요?

5. ASPN과 함께하는 ERP 전환

ERP 전환은 준비할 것도 많고 신경 써야 할 부분도 많지만, 믿을 수 있는 파트너와 함께하면 훨씬 수월하고 안정적으로 진행할 수 있습니다. ASPN과 함께하면 어떻게 다를까요?

먼저, ASPN은 당신의 회사에 딱 맞는 전환 계획을 세워줍니다. 제조업체는 생산 공정을, 유통업체는 재고 관리를 중심으로 전략을 짜죠. 전환 시간이 걱정된다면? 야간이나 주말에 작업을 진행하고, 똑똑한 도구로 다운타임을 20~30% 줄여줍니다.

또한 전환 전에 테스트 환경에서 반복적인 리허설을 통해 회계, 주문, 재고 등 모든 업무가 문제없는지 확인합니다. 세금 소프트웨어 같은 외부 시스템 연동도 꼼꼼히 점검하고, 이런 과정을 통해 전환 시 발생할 수 있는 리스크를 최소화하죠.

ASPN은 전환 후에도 시스템이 안정적으로 돌아가도록 돕고, 새 화면과 프로세스에 직원들이 빠르게 적응할 수 있도록 실습 중심의 사용자 교육까지 제공합니다. 그리고 지속적인 기술 지원과 최적화 컨설팅을 통해 회사 전체가 새로운 ERP 시스템에 정착하도록 돕습니다.

ERP 전환, 오랜 시간 고민해왔다면 지금이 적기일 수 있습니다. 20년 이상의 경험을 가진 SAP 공식 파트너인 ASPN에 무료 상담으로 시작해보세요!