AI 경비처리와 기존 전자전표 시스템의 차이점

법인카드 사용내역을 확인하고, 영수증을 첨부하고, 계정과목을 선택하는 일. 회계·재무 담당자라면 매달 반복하는 업무일 거예요.

이미 전자전표 시스템을 사용하고 있는 기업도 많습니다. 종이 영수증을 모으거나 엑셀로 경비를 정리하는 일은 줄었지만, 전표 내용을 검토하고 계정과목을 입력하는 업무는 여전히 남아 있죠.

특히 월말에는 수많은 전표가 한꺼번에 접수되면서 담당자와 결재자의 업무 부담이 커질 수 있습니다.

최근에는 이런 반복 업무를 줄이기 위해 AI 경비처리 자동화를 검토하는 기업도 늘고 있습니다.

그렇다면 기존 전자전표 시스템과 AI 기반 경비처리는 무엇이 다를까요?

이번 글에서는 AI 경비처리의 기본 개념부터 주요 자동화 기능, 기존 시스템과의 차이점, 도입 시 고려해야 할 사항까지 알아보겠습니다.

AI 경비처리란? 기존 전자전표 시스템과 무엇이 다를까요?

AI 경비처리는 인공지능 기술을 활용해 기업의 경비 신청, 증빙 확인, 전표 작성, 결재 검토 등의 업무를 지원하는 방식입니다.

기존 전자전표 시스템이 종이 문서와 수기 결재 절차를 전산화하는 데 중점을 두었다면, AI 경비처리는 시스템에 축적된 데이터와 증빙 내용을 분석해 담당자의 입력과 검토 업무를 줄이는 데 초점을 맞춥니다.

예를 들어 법인카드 사용내역이 시스템에 수집되더라도 어떤 계정과목을 적용해야 하는지는 담당자가 직접 판단하는 경우가 많습니다.

AI를 적용하면 과거 전표 데이터와 거래 정보를 분석해 적합한 계정과목을 추천받는 방식을 고려할 수 있습니다. 물론 기존 시스템도 제품에 따라 자동 분류나 검증 기능을 제공할 수 있습니다. 따라서 AI 적용 여부뿐 아니라 실제 자동화 범위와 검토 절차를 함께 비교하는 것이 중요합니다.

기존 전자전표와 AI 경비처리의 핵심 차이점 비교

가장 큰 차이는 사람이 직접 입력하고 확인하던 업무 중 일부를 AI가 먼저 처리하도록 지원한다는 점입니다. 다만 AI의 분석 결과가 항상 정확한 것은 아닙니다. 기업의 회계 기준과 경비규정을 반영하고 최종 검토와 승인 권한을 어떻게 유지할지도 함께 설계해야 합니다.

법인카드 전표 작성, AI로 어디까지 자동화할 수 있을까요?

기업에서 사용하는 법인카드는 부서와 임직원에 따라 사용 목적이 다양합니다.

같은 거래처에서 발생한 비용이라도 실제 지출 목적에 따라 적용해야 할 계정과목이 달라질 수 있죠. 기존에는 담당자가 거래 내역을 확인한 뒤 계정과목과 적요를 직접 입력하는 경우가 많았습니다.

이때 활용할 수 있는 기능이 AI 계정과목 및 적요 자동 추천입니다.

ASPN의 Hello Expense AI 부가기능 제안에서는 기존에 축적된 전표 데이터를 기반으로 계정과목과 적요를 추천하는 방식을 제시하고 있습니다.

법인카드 사용내역과 과거 전표 정보를 참고해 계정과목을 추천하고, 작성자는 이를 확인한 후 전표를 상신할 수 있도록 하는 구조입니다.

추천 정확도가 낮거나 추가 확인이 필요한 항목을 구분해 표시하는 방안도 포함되어 있습니다. 이 기능은 법인카드뿐 아니라 일반전표 및 대량 전표 작성 업무에도 적용을 검토할 수 있습니다.

전표를 처음부터 작성하는 대신 AI 추천 결과를 확인하고 필요한 부분을 수정하는 방식으로 업무 흐름을 개선하는 것이 목적입니다.

AI 전표 검증과 결재 승인 검토는 어떻게 이루어질까요?

전표 작성만큼 중요한 업무가 승인 전 검토입니다.

증빙 금액과 작성 금액이 다른 경우, 지출 목적이 불분명한 경우, 사내 경비규정에 맞는지 추가 확인이 필요한 경우도 있습니다.

전표가 많아질수록 이러한 항목을 개별적으로 확인하는 데 시간이 걸립니다.

AI 검증 기능은 전표와 첨부 증빙을 분석해 주요 내용을 요약하고 불일치 항목이나 추가 확인이 필요한 부분을 안내하는 방식으로 활용할 수 있습니다.

Hello Expense 전자전표시스템 AI 부가기능 제안에서는 전표 상신 전 작성자가 AI 검증 결과를 확인하고, 결재자는 사내 경비규정과 기존 승인 이력을 참고한 검토 가이드를 확인하도록 제안하고 있습니다.

예를 들어 AI가 전표를 분석한 후 '승인 추천' 또는 '상세 검토 필요'와 같은 안내를 제공하는 방식입니다. 여기서 주목해야 할 점은 AI가 결재자의 역할을 대신하는 것이 아니라 검토를 지원한다는 것입니다.

승인자는 AI 분석 결과를 참고해 검토가 필요한 전표를 확인하고 최종 결재 여부를 결정하게 됩니다. 기업의 회계 통제 절차를 유지하면서 반복적인 확인 업무를 효율화하기 위한 접근이라고 볼 수 있습니다.

회계 데이터를 질문으로 조회하는 AI 챗봇

AI 기술은 전표 작성과 검증뿐 아니라 회계 데이터 조회에도 활용할 수 있습니다.

일반적으로 특정 기간의 경비 사용 현황을 확인하려면 시스템에서 메뉴를 선택하고 조회 조건을 설정해야 합니다.

AI 챗봇을 연계하면 이러한 조회 업무를 자연어 질문으로 처리하는 방식을 검토할 수 있습니다.

예를 들어 다음과 같은 질문입니다.

• "이번 달 우리 부서의 법인카드 사용금액은 얼마인가요?"

• "가장 많이 결재 요청된 전표 유형을 알려줘."

• "올해 1월부터 9월까지 사용한 경비를 합산해 줘."

Hello Expense AI 챗봇은 이러한 질문에 대해 시스템에 저장된 정보를 기반으로 답변을 제공하는 기능을 제안하고 있습니다. 다만 실제 도입에서는 사용자별 데이터 접근 권한과 조회 가능한 정보의 범위를 구분해야 합니다.

특히 임직원별 사용내역이나 부서별 회계정보처럼 민감한 데이터가 포함될 수 있으므로 AI 기능의 편의성과 함께 정보보안 정책도 검토할 필요가 있습니다.

AI 경비처리 시스템 도입 전 확인해야 할 사항

AI 기능을 도입한다고 해서 모든 경비처리 업무가 즉시 자동화되는 것은 아닙니다. 실제 업무에 적용하려면 기업별 시스템 환경과 회계처리 기준을 먼저 살펴봐야 합니다.

1. 기존 전표 데이터는 충분히 확보되어 있나요?

AI 계정과목 추천에는 과거 전표 데이터의 품질이 중요합니다. 계정과목이 일관되게 관리되어 있는지 기존 데이터에 오류는 없는지 확인할 필요가 있습니다.

2. 사내 경비규정과 승인 절차를 반영할 수 있나요?

기업마다 법인카드 사용 기준과 결재 권한이 다릅니다. AI 검증 기능을 적용하려면 이러한 기준을 어떻게 반영할지 검토해야 합니다.

3. 기존 ERP와 연계할 수 있나요?

SAP ERP를 비롯해 기존 ERP를 사용 중인 기업이라면 전표 데이터의 연계 방식과 처리 범위를 확인해야 합니다. 기존 회계처리 구조를 유지하면서 필요한 기능을 추가할 수 있는지가 중요한 검토 사항입니다.

4. AI가 처리하는 데이터는 어떻게 관리되나요?

기업의 회계정보와 첨부 증빙에는 민감한 정보가 포함될 수 있습니다. AI 처리 환경, 사용자 권한, 데이터 보관 및 전송 정책 등을 함께 고려해야 합니다.

5. 어떤 업무부터 자동화하는 것이 효과적일까요?

처음부터 모든 기능을 도입하기보다는 반복 입력이 많거나 검토 시간이 오래 걸리는 업무부터 우선순위를 정하는 것도 방법입니다.

우리 회사에도 AI 경비처리를 적용할 수 있을까요?

이미 전자전표 시스템을 사용하고 있다면 기존 시스템을 전면 교체하는 것보다 현재 어떤 업무에 시간이 많이 소요되는지 먼저 확인하는 것이 좋습니다.

법인카드 사용내역의 계정과목 입력이 반복되는지, 영수증 확인에 시간이 오래 걸리는지, 결재 검토 과정에서 병목이 발생하는지에 따라 필요한 AI 기능도 달라질 수 있습니다.

ASPN은 기업의 ERP 및 경비처리 업무 환경을 고려해 Hello Expense의 AI 기능 적용 방향을 검토하고 있습니다.

법인카드 전표 자동화, AI 증빙 검증, 결재 업무 효율화를 고민하고 있다면 ASPN과 함께 적용 가능 범위를 확인해 보세요.

ASPN | 기업 업무자동화 및 전자전표 솔루션 | 이메일: pmo@aspnc.com